Umgangsformen sind wichtig, wenn Sie wollen, dass Ihr Anliegen ernst genommen wird. Wenn Sie mit einem Anschreiben einen positiven Effekt erwirken wollen, ist es wesentlich, formale „Patzer“ zu vermeiden. Da Studierende zunehmend aus Kontexten kommen, in denen die ungeschriebenen Regeln der Kommunikation beobachtbar weniger geläufig sind, wurde dieser Text verfasst. Das Folgende soll Ihnen helfen, die gröbsten „Schnitzer“ zu umgehen. Das gilt insbesondere für die Fragestellung: Wie schreibt man einen Professor an.
Stand: 09.05.2023
Grundsätzlich gilt beim Erstkontakt: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.
Betreff einer Mail
Senden Sie keine Mails ohne Betreffzeile. E-Mails ohne Betreffzeile von nicht bekannten Absendern werden in der Regel ungelesen gelöscht. Wichtig ist auch, was in der Betreffzeile steht, damit ein Adressat entscheiden kann, ob es wichtig ist die Mail zu lesen oder ob sie gleich ungesehen gelöscht wird.
Anrede und Titel
Viele Menschen, oft Professoren, legen unausgesprochen Wert auf die Nennung ihres Titels, auch wenn sie dies nicht explizit äußern. Hier können Sie sich unbemerkt Sympathien verspielen.
Formal korrekt ist:
Wenn Sie einen Professor zum ersten Mal anschreiben, schreiben Sie
Sehr geehrter Herr Professor XY bzw. Sehr geehrte Frau Professorin (auch: Professor) XY.
Der Professorentitel wird in der Anrede immer ausgeschrieben, in der Anschrift (Beispiel Adressfeld) jedoch abgekürzt.
Der Doktortitel wird in der Anrede nicht zusätzlich zum Professorentitel genannt. In der Anrede wird immer nur der „höchste“ Titel genannt, in diesem Fall also der
Professorentitel. Anders verhält es sich im Adressfeld eines Briefes oder der Nennung als dritte Persond (z.B. „wie Prof. Dr. XY bereits bestätigte …..“).
Ein Brief an einen wissenschaftlichen Mitarbeiter (mit Promotion) beginnt entsprechend mit
Sehr geehrter Herr Dr. XY, Sehr geehrte Frau Dr. XY
Der Doktortitel ist in Deutschland ein Namensbestandteil. Ein Mensch, der promoviert wurde, hat ein Anrecht darauf, mit Doktortitel angesprochen zu werden. Dr. wird immer abgekürzt. Manche Fachdisziplinen sind besonders empfindlich, was die Nennung des akademischen Titels angeht. Ein promovierter Maschinenbauer will selbstverständlich nicht mit einem promovierten Juristen verwechselt werden und wird daher in einem Anschreiben mit Dr.-Ing. benannt.
Andere akademische Grade (Dipl.-Vw., M.Sc., M.A. usw.) werden in einer Anrede nicht aufgeführt.
Wenn die Korrespondenz nach einiger Kommunikation oder innerhalb einer Arbeitsgruppe informeller wird, können Sie den Professorentitel oder den
Doktortitel auch später weglassen. Insbesondere gilt dies, wenn der oder die mit höherem akademischen Rang das anbietet.
Text und Inhalt
Kommen Sie nach der Anrede möglichst unverzüglich zu Ihrem Anliegen und fassen Sie sich kurz, konkret und präzise. Fragen wie „Ich verstehe die Literaturstelle XYZ nicht, können Sie mir helfen? Ich habe Ihnen den Artikel eimal beigefügt.“ sind zu unkonkret und unpräzise. Schon Ihre Fragestellung soll deutlich machen, dass Sie sich ernsthaft im Vorfeld bemüht haben, selbstständig einen Antwort zu finden. Ihre Fragen knapp und präzise zu formulieren, hilft auch Ihnen: Sie müssen sich genau bewusst sein, wo Ihr Problem liegt.
Sorgfalt
Wenn sich in einer E-Mail Rechtschreibfehler häufen, wirft das ein schlechtes Licht auf die Ernsthaftigkeit Ihres Anliegens. Ist eine E-Mail so hastig geschrieben, dass sie voll von Rechtschreib- und Interpunktionsfehlern ist, entsteht der Eindruck, dass Ihnen Ihr Anliegen nicht einmal Ihnen wichtig genug ist, um es vernünftig und überlegt aufzuschreiben. Wie viel Mühe wird sich der Adressat – z.B. ein Professor – dann mit der Beantwortung Ihrer Mail machen?
Schlussformel
Üblich sind „Mit freundlichen Grüßen“. Vermeiden Sie im Erstkontakt die Abkürzung „MfG“, das ist grob unhöflich. Setzen Sie nach der
Mail Ihren vollen Namen darunter – und nicht nur den Vornamen, es sei denn, Sie duzen sich bereits.
Weiterlesen zum Thema „Wie schreibt man einen Professor an“
Frank, Björn (2013) Die E-Mail an die Professorin / den Professor: Kleiner Ratgeber zur Erhöhung der Antwortwahrscheinlichkeit (https://www.unikassel.de/fb07/fileadmin/datas/fb07/5-Institute/IVWL/Frank/teaching/diverse_bf/EmailKnigge.pdf)
Ergebnis einer Abschlussarbeit: https://www.hna.de/kassel/nord-holland-ort304156/seufz-lol-und-ciao-professoren-klagen-ueber-flapsige-e-mails-von-studenten-6924048.html
Universitäre Email-Etikette: https://www.uni-frankfurt.de/82369424/Uni_Etikette_Email.pdf
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Schreibregeln für Seminararbeiten.